• Posted: 13/11/2020
  • By:
  • Comments: No Comments

Kế toán trưởng cần quản lý chi phí và Kiểm soát chi phí như thế nào?

Quản lý chi phí và kiểm soát chi phí là hai thuật ngữ mà kế toán trưởng thường bị lẫn lộn. Bạn muốn kiểm soát hay quản lý chi phí của mình?

Nó chỉ ra rằng quản lý chi phí và kiểm soát chi phí thực sự là hai việc khác nhau, nhưng chúng đều quan trọng như nhau. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét sự khác biệt và cách chúng liên quan.

Quản lý chi phí

Quản lý chi phí liên quan đến quá trình lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách của một dự án hoặc doanh nghiệp. Nó bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách, cấp vốn, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể được hoàn thành trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt. Quản lý chi phí bao gồm toàn bộ vòng đời của một dự án từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu đến việc đo lường hiệu suất chi phí thực tế và hoàn thành dự án.

Tham gia phân tích và dự báo là nhiệm vụ không thể thiếu đối với một người đảm nhận vai trò làm kế toán trưởng trong một doanh nghiệp. Từ các phân tích này, kế toán trưởng sẽ đưa ra các dự báo về nguồn tài chính, đưa ra các kiến nghị trong việc thu hút nguồn tài chính cho doanh nghiệp nhằm duy trì ngân sách; hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc xử lý các rủi ro, sai phạm và vi phạm tài chính hoặc pháp luật.

Quản lý chi phí là một quá trình liên tục diễn ra trong suốt dự án nhằm xác định và kiểm soát các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động hoặc tạo ra tài sản:

Hoạch định nguồn lực

Trong giai đoạn đầu của một dự án, kế toán trưởng cần xách định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án. Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và thông tin quá khứ của các dự án có thể so sánh được có thể được sử dụng để xác định tài nguyên nào là cần thiết. Bạn có thể nghĩ đến thời gian cần thiết, vật liệu, lao động, thiết bị… Một khi đã biết các loại và số lượng tài nguyên, chi phí liên quan có thể được xác định.

Ước tính chi phí

Kế toán trưởng cần ước tính Chi phí có thể được áp dụng để dự đoán chi phí thực hiện các hoạt động của dự án là bao nhiêu.

Sự lựa chọn cho các kỹ thuật ước tính chi phí phụ thuộc vào mức độ thông tin có sẵn. Ước tính chi phí sử dụng chi phí thực tế của các dự án tương tự trước đó có thể dùng làm cơ sở để ước tính dự án hiện tại. Một lựa chọn khác là sử dụng các mô hình tham số trong đó các đặc tính của dự án được thể hiện bằng toán học. Các ước tính có thể được tinh chỉnh khi có thêm thông tin trong suốt quá trình của một dự án. Cuối cùng, điều này dẫn đến ước tính chi phí đơn vị chi tiết với độ chính xác. Những sự không chắc chắn còn lại trong ước tính có khả năng dẫn đến chi phí bổ sung có thể được bù đắp bằng chi phí dự phòng.

Lập ngân sách Chi phí

Dự toán chi phí cùng với lịch trình dự án tạo thành đầu vào cho việc lập ngân sách chi phí của kế toán trưởng. Ngân sách cung cấp một cái nhìn tổng thể về chi phí định kỳ và tổng chi phí của dự án. Dự toán chi phí xác định chi phí của từng gói công việc hoặc hoạt động, trong khi ngân sách phân bổ chi phí trong khoảng thời gian mà chi phí sẽ phát sinh. Đường cơ sở chi phí là một ngân sách theo từng giai đoạn thời gian đã được phê duyệt được sử dụng làm điểm khởi đầu để đo lường tiến độ hoạt động thực tế.

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí liên quan đến việc đo lường các phương sai so với đường cơ sở chi phí và thực hiện hành động khắc phục hiệu quả để đạt chi phí vượt mức tối thiểu thấp nhất. Các thủ tục được áp dụng để giám sát chi tiêu và hiệu suất so với tiến độ của một dự án. Tất cả các thay đổi đối với đường cơ sở chi phí cần được ghi lại và liên tục dự báo tổng chi phí cuối cùng dự kiến.

Khi thông tin chi phí thực tế có sẵn, một phần quan trọng của kiểm soát chi phí là giải thích điều gì gây ra phương sai so với đường cơ sở chi phí. Dựa trên phân tích này, hành động khắc phục có thể được yêu cầu để tránh vượt quá chi phí. Kiểm soát chi phí chặt chẽ mang lại cho một công ty ảnh hưởng đáng kể đến dòng tiền và lợi nhuận được báo cáo. Là một kế toán trưởng, bạn phải tích cực xúc tiến phạm vi công việc và phân tích tiến độ của nó. Về cơ bản, bạn liên tục phải nhận thức được những yếu tố sau:

Biết những gì phải làm: bạn sử dụng ước tính ngân sách chi tiết và hồ sơ theo dõi, cung cấp cơ sở lập kế hoạch và kiểm soát chi phí. Điều này dựa trên thông tin từ các bước quản lý chi phí trước đó: bạn dựa vào chúng để có ngân sách chính xác và các hoạt động chi tiết mà hiệu suất có thể được đo lường.

Biết những gì đã được thực hiện: bạn thiết lập báo cáo cung cấp dữ liệu hiệu suất thực tế phù hợp với ngân sách chi tiết, kịp thời.

Biết hiệu suất thực tế so với các chỉ tiêu hiệu suất như thế nào: thực hiện các phân tích về hiệu suất cho đến nay. Chất lượng của phép so sánh này chỉ tốt khi đầu vào mà bạn đang nhận như bộ điều khiển: độ phân giải và độ chính xác của đường cơ sở cũng như tính kịp thời và đúng đắn của các báo cáo tiến độ.

Biết những gì còn phải làm: dự báo kết quả tiềm năng của tình huống hiện tại, trong trường hợp không có hành động nào được thực hiện đối với hiệu suất hiện tại.

Xác định và thực hiện các hành động khắc phục: cung cấp sự kiểm soát để mang lại hiệu suất của dự án phù hợp với mong đợi. Kết quả của việc này là một sự điều chỉnh của kế hoạch cơ sở: các nguồn lực, ước tính, lịch trình, ngân sách… phải được điều chỉnh và vòng tròn quản lý chi phí vẫn tiếp tục.

Kiểm tra kết quả của các hành động khắc phục: xác minh xem các mục tiêu của các hành động khắc phục có đạt được hay không. Xem bạn có thực sự kiểm soát được không.

Quản lý chi phí và kiểm soát chi phí là 2 công việc vô cùng quan trọng của các nhà quản lý và kế toán trưởng trong việc kiểm soát giá thành của DN.

Hiện nay, chuyên môn của kế toán trưởng ngày càng mở rộng. Trước khi trở thành kế toán trưởng, ứng viên cần có chứng chỉ kế toán, nền tảng kiến thức chuyên sâu về kế toán và nhiều năm kinh nghiệm ở vị trí thấp hơn hoặc tương đương. Vị trí kế toán trưởng chịu trách nhiệm quan trọng trong các hoạt động kế toán, thuế, liên quan tới các vấn đề pháp luật của doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn một kế toán trưởng có đầy đủ năng lực là vô cùng quan trọng.

Nhanh tay đăng ký tham gia khóa học “Kế toán trưởng” của CleverCFO để nhận được nhiều ưu đãi cho các bạn đăng ký sớm nhé.

KHÓA ĐÀO TẠO KẾ TOÁN TRƯỞNG CHUYÊN NGHIỆP

Xem thêm:

https://www.youtube.com/watch?v=8BjJj_VfZrg&t=2412s

https://www.youtube.com/watch?v=5bWWOD5ziwI&t=1174s

Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác:

Các phương pháp lập ngân sách tốt nhất mà kế toán trưởng cần biết

Kế toán trưởng dễ nhầm lẫn giữa 2 khái niệm ngân sách và dự báo

Bảng mô tả công việc kế toán trưởng đầy đủ, chi tiết và toàn diện

Nên học kế toán trưởng ở đâu tốt?

Liên hệ ngay Hotline/Zalo: 0914400247 (Ms.Tiên) hoặc 032.700.2633 (Ms.Qúy) để được tư vấn và hỗ trợ về khóa học.

Tags:

, , , , ,

Leave a Comment