• Posted: 03/12/2020
  • By:
  • Comments: No Comments

Các bước tạo ngân sách kinh doanh thực tế dành cho kế toán trưởng

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán trưởng đó là lập ngân sách. Kế toán trưởng hiểu rõ về các hoạt động kế toán tài chính của doanh nghiệp. Do đó, kế toán trưởng sẽ đưa ra các dự báo về nguồn tài chính, đưa ra các kiến nghị trong việc thu hút nguồn tài chính cho doanh nghiệp nhằm duy trì ngân sách; hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc xử lý các rủi ro, sai phạm và vi phạm tài chính hoặc pháp luật.

Theo một nghiên cứu do CBinsights thực hiện, một số lý do hàng đầu khiến các doanh nghiệp nhỏ thất bại bao gồm các vấn đề về giá cả và chi phí, mất tập trung và hết tiền mặt. Những vấn đề này có thể được ngăn chặn bằng cách có một ngân sách thực tế.

Tuy nhiên, trước khi có thể tập trung vào ngân sách, kế toán trưởng và nhà quản lý cần xác định những khía cạnh nào của doanh nghiệp bạn muốn cải thiện. Điều này sẽ cho phép bạn quyết định những gì có thể được thực hiện với số tiền của bạn. Dựa trên danh sách đó, bạn có thể thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

Những mục tiêu này sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi tiền mặt đến và ra của bạn. Mục tiêu ngắn hạn có thể là trả nợ hoặc mua thiết bị mới. Các mục tiêu dài hạn, như giữ chi phí tiếp thị sang một bên, rất quan trọng vì chúng có liên quan đến sự tăng trưởng chung của doanh nghiệp bạn.

Bạn nên thực tế về các mục tiêu bạn đặt ra. Chúng phải hoàn toàn dựa trên khả năng chi tiêu và tiết kiệm của doanh nghiệp bạn. Khi bạn đã có mục tiêu của mình, bạn có thể tạo một ngân sách hiệu quả, phù hợp bằng cách làm theo các bước sau.

1. Phân tích chi phí

Trước khi bắt đầu dự thảo ngân sách, kế toán trưởng phải nghiên cứu chi phí hoạt động liên quan đến doanh nghiệp của mình. Biết được chi phí từ trong ra ngoài sẽ mang lại cho bạn kiến thức cơ bản cần thiết để lập kế hoạch chi tiêu hiệu quả.

Nếu bạn lập một ngân sách thô và sau đó phát hiện ra rằng bạn cần thêm tiền cho các hoạt động kinh doanh của mình, điều này sẽ gây nguy hiểm cho mục tiêu của bạn. Ngân sách của bạn phải đủ để bạn có thể tăng doanh thu và lợi nhuận đủ khi doanh nghiệp của bạn mở rộng để xử lý các chi phí ngày càng tăng của bạn.

Ngân sách của bạn phải bao gồm các chi phí cố định, biến đổi, một lần và bất ngờ. Một số ví dụ về chi phí cố định là tiền thuê nhà, thế chấp, tiền lương, internet, dịch vụ kế toán và bảo hiểm. Ví dụ về chi phí biến đổi bao gồm giá vốn hàng bán và hoa hồng cho lao động.

Việc đánh giá quá cao các chi phí liên quan không có hại gì nhiều vì kế toán trưởng sẽ cần đủ tiền mặt để xử lý các khoản chi tiêu trong tương lai. Nếu doanh nghiệp của bạn là mới, thì bạn cũng phải bao gồm cả chi phí khởi động. Lập kế hoạch ngân sách theo cách này sẽ giúp kế toán trưởng đưa ra quyết định sáng suốt và giải quyết mọi bất ngờ không mong muốn về tài chính.

2. Thương lượng chi phí với nhà cung cấp

Bước này sẽ hữu ích cho những doanh nghiệp đã hoạt động hơn một năm và phụ thuộc vào nhà cung cấp để bán sản phẩm. Trước khi bắt đầu sử dụng ngân sách hàng năm, hãy trò chuyện với các nhà cung cấp và thử nhận mức chiết khấu cho các vật liệu, sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cần trước khi thực hiện thanh toán.

Đàm phán cho phép bạn tạo mối quan hệ đáng tin cậy với các nhà cung cấp của bạn. Điều này sẽ rất hữu ích khi lượng tiền mặt gửi đến ít. Ví dụ: bạn có thể có một công việc kinh doanh theo mùa. Khi bạn đã tiết kiệm đủ tiền mặt, bạn có thể thanh toán số tiền tạm ứng cho nhà cung cấp của mình để bù đắp cho những lúc bạn không thể thanh toán. Mục tiêu chính ở đây là tìm ra những cách hiệu quả để giảm chi phí kinh doanh.

3. Ước tính doanh thu của bạn

Nhiều doanh nghiệp đã thất bại trong quá khứ khi đánh giá quá cao doanh thu và vay thêm tiền mặt để đáp ứng nhu cầu hoạt động. Điều này làm mất đi mục đích của việc tạo ngân sách. Để giữ cho mọi thứ thực tế, kế toán trưởng nên phân tích doanh thu đã ghi trước đó. Doanh nghiệp phải theo dõi doanh thu định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

Số liệu doanh thu năm trước của DN có thể đóng vai trò là điểm tham chiếu cho năm sắp tới. Điều quan trọng là chỉ dựa vào dữ liệu thực nghiệm này. Điều này sẽ giúp kế toán trưởng đặt ra các mục tiêu thực tế cho nhóm của mình, dẫn đến sự phát triển cuối cùng của doanh nghiệp.

4. Biết biên lợi nhuận gộp của bạn

Tỷ suất lợi nhuận gộp là khoản tiền mặt bạn còn lại sau khi doanh nghiệp của bạn đã xử lý tất cả các chi phí vào cuối năm. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là ví dụ về lý do tại sao bạn cần hiểu thông số này trong khi tạo ngân sách.

Giả sử doanh nghiệp của bạn đạt doanh thu 5.000.000 đô la và vẫn còn các khoản nợ phải trả. Cuối năm, các khoản chi của bạn nhiều hơn doanh thu, đây không phải là dấu hiệu tốt cho việc kinh doanh đang phát triển. Điều này cho bạn biết rằng bạn phải xác định các chi phí không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp theo bất kỳ cách nào và loại bỏ chúng. Cách tốt nhất để làm điều này là liệt kê giá vốn hàng bán cho tất cả các nguyên vật liệu và khấu trừ chúng vào doanh thu bán hàng tổng thể. Thông tin này là cần thiết để có được bức tranh thực tế về hoạt động kinh doanh của bạn như thế nào, cho phép bạn tăng lợi nhuận và giảm chi phí.

5. Dòng tiền của dự án

Có hai thành phần đối với dòng tiền : thanh toán của khách hàng và thanh toán của nhà cung cấp. Kế toán trưởng cần phải cân bằng hai thành phần này để giữ cho dòng tiền luân chuyển trong tổ chức của bạn.

Để cố gắng hết sức để đảm bảo khách hàng thanh toán kịp thời, điều quan trọng là phải có điều khoản thanh toán linh hoạt và khả năng nhận thanh toán qua các kênh thanh toán chung. Thật không may, bạn sẽ cần phải đối phó với những khách hàng có thể không tuân thủ các điều khoản đã nêu. Điều này có thể ảnh hưởng đến dự báo dòng tiền của bạn do thiếu các khoản thanh toán.

Bạn có thể khuyến khích thanh toán bằng cách cho khách hàng một thời gian gia hạn và tạo ra các chính sách kinh doanh nghiêm ngặt đối với việc thanh toán chậm. Ngoài ra, bạn phải có một số tiền được phân bổ trong ngân sách cho ‘nợ khó đòi’, trong trường hợp khách hàng không bao giờ trả.

Khi bạn biết dòng tiền đến của mình, bạn có thể cố định một khoản cho tiền lương của nhân viên và chi phí đi lại. Bạn cũng có thể phân bổ một số tiền để thanh toán các chi phí cố định của nhà cung cấp. Nếu bạn vẫn còn tiền mặt, thì bạn có thể chi tiêu cho các sáng kiến kinh doanh như phát triển chuyên môn hoặc thiết bị mới.

6. Yếu tố xu hướng theo mùa và theo ngành

Thật viển vông khi kỳ vọng rằng bạn sẽ đạt được mọi mục tiêu kinh doanh và đạt được ước tính hàng tháng. Trong chu kỳ hàng năm, sẽ có những tháng mà doanh nghiệp của bạn sẽ bùng nổ và có thể có một vài tháng mà doanh số bán hàng chậm lại. Do sự không nhất quán theo mùa và xu hướng của ngành, bạn sẽ phải chi tiêu tiền mặt một cách hiệu quả để doanh nghiệp không có nguy cơ đóng cửa trong thời gian chậm hơn.

Để vượt qua thách thức này trong khi tạo ngân sách, kế toán trưởng hãy thu thập thông tin chi tiết về thời điểm doanh nghiệp của bạn hoạt động tốt hơn. Mục đích là tạo ra đủ doanh thu trong những tháng cao điểm để duy trì hoạt động kinh doanh trong những mùa trái vụ.

Ví dụ, giả sử rằng bạn là kế toán trưởng của một công ty quần áo mùa đông. Sản phẩm của bạn chỉ được cung cấp theo yêu cầu trong mùa đó, vì vậy phần lớn doanh thu của bạn đến trong khoảng thời gian đó. Trong thời gian còn lại của năm, bạn có thể sử dụng thu nhập để duy trì hoạt động kinh doanh và tiếp thị cho các nhóm mục tiêu cụ thể, như người đi bộ đường dài hoặc khách du lịch. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá mức độ thành công của sản phẩm trong các mùa giảm giá, doanh thu dự kiến và số tiền tiết kiệm được trong thời gian cao điểm của bạn.

7. Đặt mục tiêu chi tiêu

Lập ngân sách không chỉ là thêm chi phí và trừ chúng khỏi thu nhập của bạn. Việc bạn tiêu tiền một cách khôn ngoan như thế nào sẽ quyết định việc kinh doanh của bạn sẽ tốt như thế nào. Mục tiêu cung cấp một hệ thống để kiểm tra xem tiền của bạn có được chi tiêu vào đúng khu vực hay không để tránh những khoản chi không mong muốn.

Ví dụ, nếu kế toán trưởng đang chi tiền cho văn phòng phẩm không được sử dụng cho các nỗ lực tiếp thị hoặc hoạt động, có thể đã đến lúc cắt giảm những chi phí đó. Số tiền này có thể được áp dụng tốt hơn cho các chiến dịch tiếp thị của bạn, mang lại nhiều khách hàng tiềm năng và doanh thu hơn. Đo lường và đầu tư vào những chi phí sẽ có lợi cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài.

8. Kết hợp tất cả lại với nhau

Khi kế toán trưởng đã thu thập tất cả thông tin từ các bước trước, đã đến lúc tạo ngân sách của mình. Sau khi kế toán trưởng đã trừ các khoản chi phí cố định và biến đổi khỏi thu nhập của mình, bạn sẽ biết được số tiền mà bạn có thể làm việc. Hãy chuẩn bị để đối phó với những khoản chi phí bất ngờ xảy ra một lần. Sau đó, bạn có thể tìm cách sử dụng tiền một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

Tham khảo bài viết gốc:

http://danketoan.com/threads/cac-buoc-tao-ngan-sach-kinh-doanh-thuc-te.280684/

Để hiểu rõ về các phương pháp lập ngân sách cho doanh nghiệp, các bạn hãy tham gia ngay khóa học “Đào tạo kế toán trưởng” của CleverCFO với nhiều ưu đãi cho các bạn đăng kí sớm nhé.

KHÓA ĐÀO TẠO KẾ TOÁN TRƯỞNG CHUYÊN NGHIỆP

Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác:

Kiểm soát ngân sách: Những điểm cần lưu ý của kế toán trưởng

Các phương pháp lập ngân sách tốt nhất mà kế toán trưởng cần biết

Kế toán trưởng dễ nhầm lẫn giữa 2 khái niệm ngân sách và dự báo

Kế toán trưởng cần lưu ý những gì khi lập ngân sách

Nên học kế toán trưởng ở đâu tốt?

Liên hệ ngay Hotline/Zalo: 0914.400.247 (Ms.Tiên) để được tư vấn và hỗ trợ về khóa học.

Tags:

, , ,

Leave a Comment